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Die Ausgangslage
Supernurse, ein Verein, der Pflegefachkräften die Teilnahme an humanitären Einsätzen ermöglicht, verwaltete seine Finanzen – darunter Einnahmen wie Teilnahmegebühren und Spenden sowie Ausgaben wie Rückerstattungen und Betriebskosten – traditionell mit einem manuellen, papierbasierten System.
Das Ziel war es, diesen fehleranfälligen Prozess vollständig zu digitalisieren. Der Vorstand benötigte eine Lösung, um die Bearbeitungszeit zu minimieren, die Transparenz der Finanzströme zu gewährleisten und die vollständige Konformität für die jährliche Prüfung sicherzustellen. Letztendlich sollten die eingesparten Zeit- und Ressourcen direkt in die Kernaufgabe des Vereins reinvestiert werden.
Die Lösung
hotdok hat einen intelligenten Scan-to-Inbox-Workflow implementiert. Die Mitarbeitenden des Vereins senden alle Belege – eingehende wie ausgehende – an eine spezielle hotdok-E-Mail-Adresse. hotdok übernimmt dann den gesamten Automatisierungsprozess:
- Intelligentes Routing: hotdok sortiert die Belege automatisch in digitale Ordner.
- Zentrale Speicherung: Alle Dokumente werden sicher archiviert, wodurch sich der Zeitaufwand für die Erstellung des Jahresabschlusses reduziert.
- Weiterleitung an den Treuhänder für den Jahresabschluss.
Das Ergebnis
Dank sofortiger Klassifizierung und digitaler Bearbeitung konnte Supernurse seinen Verwaltungsaufwand reduzieren und gewährleistet nun eine vollständige finanzielle Dokumentation seiner gemeinnützigen Arbeit.
