Supernurse – la numérisation au service d’une cause

La situation de départ

Supernurse, une association qui permet à des infirmières de participer à des missions humanitaires, gérait traditionnellement ses finances — les recettes telles que les frais de participation et les dons, ainsi que les dépenses telles que les remboursements et les frais de fonctionnement — au moyen d’un système manuel, sur papier.

L’objectif était de numériser entièrement ce processus source d’erreurs. Le comité avait besoin d’une solution pour réduire au minimum le temps de traitement, garantir la transparence des flux financiers et assurer une conformité complète pour l’audit annuel. À terme, le temps et les ressources ainsi économisés devaient être réinvestis directement dans la mission première de l’association.

La solution

hotdok a mis en place un flux de travail intelligent de type scan-to-inbox. Les collaboratrices et collaborateurs de l’association envoient tous les justificatifs — entrants comme sortants — à une adresse e-mail hotdok dédiée. hotdok prend alors en charge l’ensemble du processus d’automatisation :

• Routage intelligent : hotdok trie automatiquement les justificatifs dans des dossiers numériques.
• Stockage centralisé : tous les documents sont archivés en toute sécurité, ce qui réduit le temps nécessaire à l’établissement des comptes annuels.
• Transmission au fiduciaire pour l’établissement des comptes annuels.

Le résultat

Grâce à une classification instantanée et à un traitement numérique, Supernurse a pu réduire sa charge administrative et assure désormais une documentation financière complète de son action caritative.