Indice Mostra Nascondi
La situazione di partenza
Supernurse, un’associazione che consente agli infermieri di partecipare a missioni umanitarie, gestiva tradizionalmente le proprie finanze — entrate come quote di partecipazione e donazioni, e uscite come rimborsi e costi operativi — con un sistema manuale, su carta.
L’obiettivo era digitalizzare completamente questo processo soggetto a errori. Il comitato aveva bisogno di una soluzione per ridurre al minimo i tempi di elaborazione, garantire la trasparenza dei flussi finanziari e assicurare la piena conformità per la revisione annuale. In definitiva, il tempo e le risorse risparmiati dovevano essere reinvestiti direttamente nella missione principale dell’associazione.
La soluzione
hotdok ha implementato un flusso di lavoro intelligente di tipo scan-to-inbox. I collaboratori dell’associazione inviano tutti i giustificativi — in entrata e in uscita — a un indirizzo e-mail hotdok dedicato. hotdok si occupa quindi dell’intero processo di automazione:
- Instradamento intelligente: hotdok ordina automaticamente i giustificativi in cartelle digitali.
- Archiviazione centralizzata: tutti i documenti vengono archiviati in modo sicuro, riducendo il tempo necessario per preparare il bilancio annuale.
- Inoltro al fiduciario per la redazione del bilancio annuale.
Il risultato
Grazie alla classificazione immediata e all’elaborazione digitale, Supernurse ha potuto ridurre il proprio carico amministrativo e garantisce ora una documentazione finanziaria completa della propria attività benefica.
